Consulter le bon agenda
L’agent tient compte de la prestation, de la durée, des horaires et des créneaux que vous rendez disponibles.
Agenda et qualification
La prise de rendez-vous IA, directement au téléphone.
L’agent vocal répond à l’appel, comprend le rendez-vous recherché, consulte les disponibilités autorisées et propose un créneau réel. Il récapitule les informations avant confirmation puis transmet à votre équipe une demande déjà structurée.
Ce que l’agent prend en charge
Qualifier avant de réserver
Les questions utiles sont posées avant le choix du créneau, sans transformer l’appel en formulaire interminable.
Confirmer clairement
Nom, contact, date, heure et motif sont récapitulés, puis envoyés dans le canal prévu avec votre équipe.
La mise en place
L’agent suit les mêmes règles que votre équipe.
Nous définissons les prestations réservables, les durées, les délais, les indisponibilités et les informations obligatoires. La connexion à l’agenda ou à l’outil métier est testée sur les créations, mais aussi sur les déplacements et annulations lorsque ces actions font partie du périmètre.
Définir
Nous cadrons les rendez-vous accessibles et les questions nécessaires pour chacun.
Connecter
L’agent consulte les disponibilités dans votre agenda ou votre outil métier.
Vérifier
Nous testons les conflits, confirmations et demandes incomplètes avant la mise en ligne.
Ce service est pertinent si…
- Votre équipe passe du temps à proposer et confirmer des créneaux par téléphone.
- Des appels de réservation arrivent quand personne ne peut consulter l’agenda.
- Chaque rendez-vous doit être précédé de quelques questions précises.
- Vous voulez une transmission exploitable, et pas seulement un message vocal.
Questions
Avant de commencer.
L’agent voit-il les disponibilités en temps réel ?
Lorsqu’une connexion à votre agenda ou outil métier est prévue, l’agent vérifie les créneaux disponibles au moment de l’appel. Il ne doit proposer que les horaires renvoyés par cet outil.
Peut-il déplacer ou annuler un rendez-vous ?
Oui, si votre outil le permet et si vous souhaitez inclure ces actions. Nous définissons les vérifications nécessaires avant toute modification.
Que reçoit l’équipe après la réservation ?
Le format dépend de votre organisation : création dans l’agenda, e-mail, message ou fiche dans un outil métier. Le récapitulatif peut inclure le contact, le créneau, le motif et les réponses de qualification.